Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein seine Adresse, sein Geburtsdatum, seine Kontaktdaten (Telefonnummer, Email-Adresse), seine Kontodaten und die Höhe des Mitgliedsbeitrages auf. Diese Informationen werden in vereinseigenen EDV-Systemen des geschäftsführenden Vorstandes gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Informationen über Nichtmitglieder (Spender und Förderer) werden von dem Verein grundsätzlich nur intern verarbeitet.
Mitglieder- und Spenderverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion (z.B. Schriftführer/in) ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert.
Der Verein informiert die örtliche Presse über Aktionen und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Personenbezogene Daten von Mitgliedern, Spendern, Förderern oder sonstigen Personen werden dabei nicht veröffentlicht.
Beim Austritt, Ausschluss oder Tod eines Mitgliedes werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahren ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.
